Politique de protection des renseignements personnels 

Les renseignements personnels sont des renseignements concernant un individu identifiable. Ils comprennent, sans s’y limiter, le prénom et le nom, l’adresse postale, l’adresse courriel, le numéro de téléphone, les renseignements contenus dans un curriculum vitæ et les opinions. 

Nous recueillons des renseignements personnels aux fins suivantes : 

• lorsque vous visitez notre site Web; 
• lorsque vous vous inscrivez pour recevoir des communications de notre part; 
• lorsque vous postulez pour un emploi chez nous, que vous vous joignez à notre communauté de talents ou que vous nous fournissez une copie de votre curriculum vitæ ou d’autres renseignements liés à l’emploi;  
• lorsque vous participez à des événements ou à des activités que nous organisons (ou qu’un tiers organise en notre nom); 
• lorsque vous participez à des consultations publiques, des sondages d’opinion ou des groupes de discussion (qui peuvent être menés par un tiers en notre nom); 
• lorsque vous communiquez avec nous pour nous faire part d’un commentaire ou d’une question ou que vous nous fournissez autrement des renseignements personnels sur notre site Web, sur nos comptes de médias sociaux ou par courriel. 

Nous n’utiliserons pas les renseignements personnels en notre possession sans votre consentement, sauf aux fins pour lesquelles nous les avons obtenus ou compilés ou pour une utilisation conforme à ces fins. 

Visites sur le site Web 

Nous recueillons des renseignements sur la façon dont vous utilisez notre site Web. Dans certains cas, les renseignements que nous recueillons sont uniquement utilisés d’une façon ne permettant pas de vous identifier. Par exemple, nous utilisons les renseignements que nous recueillons sur tous les utilisateurs du site Web afin de l’optimiser et de comprendre les tendances de navigation. Dans d’autres cas, nous pouvons utiliser les renseignements d’une façon permettant de vous identifier. Par exemple, nous pouvons vous authentifier ou authentifier votre appareil, fournir du contenu personnalisé ou utiliser les renseignements à des fins analytiques. Nous vous invitons à consulter nos paramètres de témoins. 

Nous pouvons vous offrir la possibilité de communiquer avec nous par l’entremise de sites Web, de modules d’extension et d’applications de médias sociaux tiers. Lorsque vous communiquez avec nous de cette façon, vous pouvez nous donner accès à certains renseignements associés à votre compte sur les médias sociaux (p. ex., prénom et nom, nom d’utilisateur, adresse courriel et photo de profil) pour fournir du contenu ou dans le cadre du fonctionnement du site Web, du module d’extension ou de l’application. 

Communications 

Nous pouvons vous donner la possibilité de vous inscrire pour recevoir des communications par courriel, comme des nouvelles, des mises à jour ou d’autres renseignements qui pourraient vous intéresser. Si vous choisissez de vous inscrire pour recevoir des communications de notre part, nous pouvons recueillir des renseignements personnels comme votre prénom, votre nom, votre adresse courriel et la langue de votre choix. Vous pouvez refuser de recevoir ces communications en tout temps en cliquant sur le lien de désabonnement qui figure dans nos communications par courriel ou en communiquant avec nous. Veuillez noter que si vous vous désabonnez d’une liste de distribution particulière, vous pouvez continuer à recevoir d’autres communications électroniques de notre part. 

Emploi 

Dans le cadre d’une demande d’emploi présentée par l’entremise de la section Carrières du site Web, vous pouvez nous fournir certains renseignements personnels à votre sujet (comme ceux contenus dans un curriculum vitæ, une lettre de présentation, un relevé de notes ou des documents semblables liés à l’emploi). Nous pouvons également obtenir des renseignements liés à l’emploi que vous affichez publiquement sur des sites Web de médias sociaux comme LinkedIn. Nous utilisons ces renseignements pour évaluer vos qualifications et votre aptitude à l’égard du poste visé, pour traiter votre demande et y répondre. Nous pouvons également conserver ces renseignements dans nos dossiers afin d’évaluer ultérieurement votre candidature à un autre poste ou pour répondre à des exigences juridiques ou opérationnelles. Nous pouvons aussi recueillir des données démographiques optionnelles, que nous utilisons de façon agrégée pour appuyer nos initiatives d’équité et de diversité en matière d’emploi et pour mieux comprendre nos candidats. 

Enfin, nous pouvons obtenir votre consentement pour recueillir des renseignements personnels supplémentaires dans le cadre des processus de vérification des références et des antécédents. 

Événements et activités 

De temps à autre, nous ou un fournisseur de services autorisé pouvons organiser ou présenter des événements ou des activités semblables. Dans le cadre de ces activités, nous pouvons recueillir des renseignements personnels sur les participants pour traiter les inscriptions, comme le prénom et le nom, l’adresse courriel et les autres coordonnées. Ces renseignements sont utilisés pour communiquer avec les participants inscrits à l’événement ou à l’activité. 

Consultations publiques, sondages d’opinion et groupes de discussion 

Nous ou un fournisseur de services autorisé pouvons mener des consultations publiques, des sondages d’opinion ou des groupes de discussion auxquels les gens participent afin d’appuyer l’exécution de notre mandat. Au cours de ces activités, nous pouvons obtenir le consentement des participants pour recueillir et utiliser des renseignements personnels comme le prénom et le nom, l’adresse courriel, le numéro de téléphone et l’adresse postale à des fins de recherche ou de mobilisation du public. Les rapports produits à la suite de ces consultations publiques seront fournis sous forme agrégée et d’une manière ne permettant pas d’identifier les participants individuels. 

Questions, commentaires et plaintes 

Si vous communiquez avec nous pour nous faire part d’un commentaire, d’une question ou d’une plainte, nous pouvons vous demander des renseignements permettant de vous identifier (comme le prénom et le nom, l’adresse postale, l’adresse courriel et le numéro de téléphone), ainsi que d’autres renseignements pour nous aider à vous répondre rapidement. Nous pouvons également conserver ces renseignements pour vous aider à l’avenir. Les renseignements que vous fournissez seront uniquement partagés avec une autre institution fédérale si votre demande concerne cette institution. Nous n’utilisons pas ces renseignements pour créer des profils individuels. Nous ne les divulguons pas non plus à des personnes autres que celles qui doivent y avoir accès pour vous fournir une réponse. 

Les courriels et les autres méthodes électroniques utilisées pour communiquer avec VIA TGF peuvent ne pas être sécurisés et nous ne pouvons pas garantir la confidentialité des communications par courriel. Par conséquent, nous vous recommandons de ne pas envoyer de renseignements personnels de nature sensible par voie électronique. 

Nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels pour nous conformer à une obligation juridique ou à d’autres fins auxquelles vous pouvez consentir, ou comme permis ou exigé par la loi applicable. 

Nous prenons très au sérieux notre responsabilité de protéger la confidentialité et l’intégrité de vos renseignements personnels. Nous nous engageons à gérer vos renseignements personnels conformément aux lois applicables et aux normes de l’industrie en matière de sécurité. 

Nous avons mis en œuvre des procédures de sécurité administratives, techniques et physiques raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol, la divulgation non autorisée, la copie, et l’utilisation ou la modification non autorisée. Ces procédures comprennent des autorisations de sécurité, l’accès en cas de besoin seulement, ainsi que des mesures technologiques comme l’utilisation de mots de passe. 

Bien que nous ayons déployé des efforts raisonnables pour protéger vos renseignements personnels, nous ne pouvons pas garantir la sécurité des systèmes électroniques ou des courriels et nous ne pouvons pas être tenus responsables en cas d’accès non autorisé ou non voulu. Nous ne pouvons pas non plus assurer ou garantir de quelque façon que ce soit que les renseignements personnels que vous fournissez seront transmis de façon sécuritaire ou qu’ils seront entièrement protégés contre l’interception, la perte, l’utilisation abusive ou la modification. Nous vous recommandons donc fortement de faire preuve de jugement avant de transmettre des renseignements personnels de nature sensible par voie électronique. 

La création d’un profil est requise pour accéder à certaines sections du portail Carrières sur notre site Web. Si vous choisissez de créer un profil, vous acceptez de nous fournir des renseignements personnels exacts à votre sujet. Vous acceptez et reconnaissez que vous êtes responsable (a) du maintien de la confidentialité du mot de passe que vous choisissez en créant votre profil ou en modifiant le mot de passe; (b) de toutes les activités qui se déroulent sous votre nom d’utilisateur ou votre mot de passe; et (c) de la déconnexion de votre profil à la fin de chaque session. Vous acceptez de nous aviser rapidement de toute utilisation non autorisée de votre nom d’utilisateur ou de votre mot de passe. Si vous ne respectez pas les obligations ci-dessus, nous ne serons pas responsables des pertes ou des dommages qui pourraient survenir. 

Nous pouvons transférer (ou autrement rendre disponibles) vos renseignements personnels à des fournisseurs de services tiers (y compris des fournisseurs de services infonuagiques et des consultants professionnels, qui sont assujettis à des exigences de protection des renseignements personnels en vertu de leur contrat avec nous). Il peut s’agir de fournisseurs de services informatiques, d’analyse Web, de ressources humaines et de services juridiques et comptables. Par exemple, nous pouvons faire appel à des fournisseurs de services pour effectuer la vérification des antécédents, envoyer nos courriels, produire des analyses et des rapports, héberger notre site Web et exploiter certaines de ses fonctions. Nos fournisseurs de services reçoivent les renseignements dont ils ont besoin pour exercer leurs fonctions désignées. Nous ne les autorisons pas à utiliser ou à divulguer des renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis. 

Nous ne divulguons jamais vos renseignements personnels à des tiers à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis sans votre consentement, à moins d’y être obligés par la loi ou une ordonnance du tribunal. 

Nous pouvons transférer des renseignements personnels à l’extérieur du Canada lorsque nous faisons appel à des fournisseurs de services tiers pour stocker et traiter les renseignements.

Nous conserverons les renseignements personnels aux fins énoncées dans la Politique aussi longtemps que la loi l’exige ou, en l’absence d’exigences juridiques, pendant une période raisonnable. Les renseignements personnels seront détruits, effacés, anonymisés ou autrement éliminés à la fin de la période de conservation, conformément aux exigences de la loi et aux lignes directrices applicables. 

Nous pouvons envoyer des messages électroniques commerciaux conformément aux lois applicables. Si vous ne souhaitez pas recevoir de messages électroniques commerciaux de notre part, vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en suivant les instructions de désabonnement qui figurent dans ces communications.

Notre site Web peut contenir des liens vers des sites Web externes. Ces liens sont fournis à des fins de commodité seulement. Ils ne constituent pas une approbation de ces sites Web ou du matériel, du contenu ou des services qu’ils fournissent. Les sites Web externes ont des déclarations de confidentialité, des modalités d’utilisation et des avis distincts et indépendants, que nous vous recommandons de lire attentivement. Nous n’avons aucun contrôle sur ces sites Web externes. Nous ne sommes donc pas responsables de la façon dont les organisations qui exploitent ces sites Web peuvent recueillir, utiliser, divulguer, protéger et traiter vos renseignements personnels. 

La Politique ne couvre pas les renseignements personnels que vous fournissez aux entreprises de médias sociaux. Notre utilisation des médias sociaux constitue un prolongement de notre présence sur le Web. Les comptes de médias sociaux sont publics et ne sont pas hébergés par nous ou pour nous. Lorsque vous interagissez avec nous par l’entremise des médias sociaux, vous fournissez des renseignements aux entreprises de médias sociaux, et ces renseignements sont couverts par la politique de protection des renseignements personnels de chaque plateforme. Nous vous invitons à lire attentivement les modalités d’utilisation et les politiques de protection des renseignements personnels de ces fournisseurs de services tiers. 

Nous sommes responsables de veiller à ce que les renseignements personnels dans nos dossiers soient exacts et complets. Conformément à la Loi, vous pouvez en tout temps consulter, mettre à jour et corriger des inexactitudes dans vos renseignements personnels en notre possession ou sous notre contrôle. 

Veuillez communiquer avec nous si : 

• vous avez des questions ou des commentaires au sujet de la Politique; 
• vous souhaitez consulter, mettre à jour ou corriger des inexactitudes dans vos renseignements personnels en notre possession ou sous notre contrôle; 
• vous avez une question ou une plainte concernant la façon dont nous ou nos fournisseurs de services gérons vos renseignements personnels. 

Vous pouvez communiquer avec nous par courriel à atip-aiprp@hfr-tgf.ca ou par la poste à l’adresse suivante : 

VIA HFR – VIA TGF Inc. 

À l’attention du Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels 

1, Place Ville Marie, bureau 3450
Montréal (Québec)  H3B 3N6 

Veuillez fournir suffisamment de détails pour nous permettre de chercher les dossiers pertinents. Notre coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels vous répondra dès que possible. Selon la Loi, nous avons 30 jours pour répondre par écrit à votre requête concernant les renseignements personnels, et ce délai peut être prolongé dans certaines circonstances particulières. Il n’y a pas de frais pour demander l’accès à vos renseignements personnels. 

La Loi établit un mécanisme de plainte qui permet aux particuliers de demander au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada d’enquêter sur toute préoccupation qu’ils pourraient avoir concernant une non-conformité alléguée d’une institution fédérale à l’égard d’une disposition de la Loi. 

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse à votre préoccupation en matière de protection des renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada à l’adresse suivante : 

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada 

30, rue Victoria
Gatineau (Québec)  K1A 1H3
Téléphone : 1 800 282-1376 (sans frais) ou 819 994-5444
Site Web : https://priv.gc.ca/fr/